El pasado 12 de mayo ha entrado en vigor la obligación del registro de la jornada laboral de los empleados.

Aunque ha habido un periodo de dos meses para que las empresas puedan adaptarse a la nueva norma, aún existen muchas dudas relacionadas para llevar a cabo esta obligación de forma correcta.

En este artículo vamos a repasar la nueva norma de registro de la jornada laboral con el fin de aclarar las dudas más frecuentes que se plantean las empresas y trabajadores.

-> BOE: Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección
social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

➡ La finalidad del Registro de la Jornada Diaria de Trabajo

El registro horario de la jornada laboral de los trabajadores, tiene una doble finalidad:

1. Crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones de trabajadores y empresarios.

Según los datos obtenidos a partir de la Encuesta de Población Activa (EPA), cada semana de 2018 se realizaron de media 6.4 millones de horas extraordinarias en España.

2. Posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Se trata de facilitar el conocimiento de la jornada real realizada por el trabajador, evitando la exigencia de jornadas superiores a la legal o convencionalmente establecida.

El 48% de los empleados que realizan estas horas extras afirman que estas horas no les son abonadas.

➡ Organización del el Registro de la Jornada Diaria de Trabajo

La nueva norma indica que:

“Será la empresa la encargada de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horario que establece en el artículo 34 de los Trabajadores relativo a la jornada laboral”

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

“ Tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores”, explica la guía.

En caso de no existir representación legal de los trabajadores en la empresa, la decisión de la forma de registrar la jornada laboral corresponderá a la empresa, siempre cumpliendo con los requisitos de la norma.

¿Qué debe incluir el registro de jornada laboral?

Independientemente del sistema elegido para registrar la jornada laboral de los trabajadores, éste deberá incluir los siguiente datos:

  • Fecha
  • El nombre del trabajador
  • La hora de entrada
  • La hora de salida
  • La firma del trabajador

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➡ Registro de Trabajo Efectivo

Una de las grandes dudas para las empresas es cómo contabilizar en el registro todo lo que no se considera “tiempo de trabajo efectivo“.

“Se considerará trabajo efectivo todo el período durante el cual el trabajador permanezca en el trabajo, a disposición del empresario y en el ejercicio de su actividad o sus funciones.”

No todas las horas que el trabajador está en la empresa se computan como “tiempo de trabajo efectivo”. Los trabajadores realizan pausas a lo largo de su jornada laboral.

¿Cómo se registran las pausas diarias obligatorias o voluntarias, los desplazamientos, las jornadas partidas u otras interrupciones?

Aunque la normativa legal solo exige el registro de la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral, SI considera “conveniente” que se anote:

“todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias.”

Varios expertos en derecho laboral arrojan luz consultados por lainformación.com arrojan luz sobre esta farragosa redacción.

En líneas generales, una pausa de 20 minutos para desayunar es una jornada laboral de siete de la mañana a tres de la tarde se contabiliza como tiempo de trabajo, y por tanto no es obligatorio registrarla,

Una hora para comer, en el caso de una jornada partida, de un empleados que inicia su jornada a las nueva de la mañana y finaliza a las seis de la tarde, no se considera tiempo trabajado y por tanto tendrá que ficha al entrar y salir tanto por la mañana con por la tarde. Si realiza una pausa durante la jornada durante 10-15 minutos, en la mitad del día, no estaría obligado a fichar por ese tiempo.

¿Hay que registrar la pausa del bocadillo?

La conclusión de acuerdo a la normativa es que:

“Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de tiempo, por tanto, se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo”.

¿Hay que registrar las pausas para ir al baño?

No hay que contabilizar y por tanto no se tienen que registrar las pausas para ir al baño.

¿Qué pasa cuando un trabajador sale a fumar?

Estos descansos pueden considerarse tiempo de trabajo efectivo si se incluyen por convenio o contrato dentro del espacio de descanso establecido en la jornada laboral, no inferior a quince minutos.

¿El tiempo de desplazamiento en el trabajo se considera como trabajo efectivo?

Esta es una cuestión también controvertida. Si por ejemplo, un empleado tiene que visitar las instalaciones de un cliente y tarda una hora en llegar desde su domicilio a la empresa del cliente, la pregunta es, ¿cuándo se considera que empieza la jornada para el trabajador, cuando sale de su casa o cuando llega a la empresa del cliente?

Veamos dos supuestos que se suelen dar entre trabajadores-comerciales:

  • Si el trabajador tiene un centro de trabajo determinado: los desplazamientos que el trabajador realice que no sean propios de la ida y vuelta desde su domicilio o residencia, se consideran como jornada de trabajo.
  • Si el trabajador no está adscrito a un centro de trabajo, esto es, el trabajador tienen que desplazarse desde su domicilio o residencia cada día, se considera que el trabajador está en el ejercicio de su actividad desde el momento que sale de casa, y está a disposición de la empresa.  En este caso también se consideraría como jornada de trabajo.

¿Cómo se computa el tiempo en caso de viaje de negocios?

Se puede dar la situación de que el trabajador tenga que coger un vuelo a las 7 de la mañana para realizar su trabajo. El trabajador llega al destino, lleva a cabo su tarea y regresa a su casa a las 20 horas.

En este caso la jornada, una vez restada una hora para comer, habría tenido una duración de 12 horas.

Muchas de las dudas que está planteado la nueva normativa no son tanto sobre el registro de la jornada laboral a nivel técnico, sino más bien dudas sobre qué se considera tiempo de trabajo y qué no.

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➡ ¿A quién se aplica el Registro Horario?

✅ Empresas

A todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de Trabajadores*.. de cualquier sector de actividad.

* Artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores.

Artículo 1. Ámbito de aplicación.

1.La presente Ley será de aplicación a los trabajadores que voluntariamente presten sus servicios retribuidos por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona, física o jurídica, denominada empleador o empresario.

2.A los efectos de esta Ley, serán empresarios todas las personas, físicas o jurídicas, o comunidades de bienes que reciban la prestación de servicios de las personas referidas en el apartado anterior, así como de las personas contratadas para ser cedidas a empresas usuarias por empresas de trabajo temporal legalmente constituidas.

3.Se excluyen del ámbito regulado por la presente Ley:

a) La relación de servicio de los funcionarios públicos, que se regulará por el Estatuto de la Función Pública, así como la del personal al servicio del Estado, las Corporaciones locales y las entidades públicas autónomas, cuando, al amparo de una Ley, dicha relación se regule por normas administrativas o estatutarias.

b) Las prestaciones personales obligatorias.

c) La actividad que se limite, pura y simplemente, al mero desempeño del cargo de consejero o miembro de los órganos de administración en las empresas que revistan la forma jurídica de sociedad y siempre que su actividad en la empresa sólo comporte la realización de cometidos inherentes a tal cargo.

d) Los trabajos realizados a título de amistad, benevolencia o buena vecindad.

e) Los trabajos familiares, salvo que se demuestre la condición de asalariados de quienes los llevan a cabo. Se considerarán familiares, a estos efectos, siempre que convivan con el empresario, el cónyuge, los descendientes, ascendientes y demás parientes por consanguinidad o afinidad, hasta el segundo grado inclusive y, en su caso, por adopción.

f) La actividad de las personas que intervengan en operaciones mercantiles por cuenta de uno o más empresarios, siempre que queden personalmente obligados a responder del buen fin de la operación asumiendo el riesgo y ventura de la misma.

g) En general, todo trabajo que se efectúe en desarrollo de relación distinta de la que define el apartado 1 de este artículo.

A tales efectos se entenderá excluida del ámbito laboral la actividad de las personas prestadoras del servicio de transporte al amparo de autorizaciones administrativas de las que sean titulares, realizada, mediante el correspondiente precio, con vehículos comerciales de servicio público cuya propiedad o poder directo de disposición ostenten, aun cuando dichos servicios se realicen de forma continuada para un mismo cargador o comercializador.

4. La legislación laboral española será de aplicación al trabajo que presten los trabajadores españoles contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero, sin perjuicio de las normas de orden público aplicables en el lugar de trabajo.

Dichos trabajadores tendrán, al menos, los derechos económicos que les corresponderían de trabajar en territorio español.

5. A efectos de esta Ley se considera centro de trabajo la unidad productiva con organización específica, que sea dada de alta, como tal, ante la autoridad laboral.

En la actividad de trabajo en el mar se considerará como centro de trabajo el buque, entendiéndose situado en la provincia donde radique su puerto de base.

BOE: Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

✅ Trabajadores

El registro horario se aplica a la totalidad de los trabajadores de cualquier categoría o grupo profesional, ya sean trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualquiera otras situaciones en la que prestación laboral no se desenvuelve total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

Vemos más detalladamente algunos de los trabajadores que tienen la obligación de “fichar”:

Trabajadores desplazados fuera del centro de trabajo habitual, con o sin pernocta

Los trabajadores desplazados fuera de su centro de trabajo habitual, tanto si pernoctan como si no, tienen que registrar el tiempo de trabajo efectivo.

En este caso “no incluirá los intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos”.

Sin embargo, es conveniente en estos casos que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, dejar constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador, al margen de la capacidad de control y ejercicio de poderes directivos por parte de la empresa para verificar la realidad de esa manifestación.

Trabajadores Comerciales

En muchos casos, las empresas que tienen comerciales en sus plantillas disponen de sistemas de control por GPS con el objetivo de hacer un control de la ruta de los comerciales.

En estas empresas se puede implementar un sistema que permite, al mismo tiempo que se lleva a cabo un control de la ruta, que se haga un control del horario de trabajo, siempre y cuando se respeten los datos y la intimidad del trabajador.

Estos controles se deben hacer dentro del horario laboral e informando de forma explicita al trabajador acerca de la activación de estos sistemas en los dispositivos móviles que utilizan.

Trabajadores a Distancia / Teletrabajo

En este caso, al poder variar la jornada diaria de trabajo (jornadas superiores compensadas con otras inferiores , por ejemplo), el registro diario de jornada exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria.

Así por ejemplo, la flexibilidad horario exige el cumplimiento de una determinada jornada mensual, libremente distribuida por el trabajador, el hecho de que un registro diario compute excesos de jornada no se interpretará como trabajo extraordinario  o por encima del pactado si, al analizar los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimento de la jornada mensual ordinaria.

Existen formas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, en las que se pueden incluir las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares.

Si existe una regulación en el convenio, mediante la negociación colectivo o el acuerdo de empresa o si el empresario da por buena la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajador a distancia, tales serán instrumentos válidos para dar cumplimiento a la obligación legal.

Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

Mandos Intermedios, Cargos de Confianza o con Ejercicios de Especiales Responsabilidades

Trabajadores que no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) que o bien tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o bien su plena disposición horaria forma parte de sus obligaciones contractuales para poder cumplir su actividad profesional.

La jornada diaria de estos trabajadores SI deberá ser objeto de registro, interpretándose que la retribución obtenida por el trabajador ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.

Se recomienda dejar constancia de esta circunstancia mediante negociación colectiva o acuerda de la empresa para evitar situaciones abusivas o desproporcionadas.

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➡ ¿A quién NO se aplica el Registro Horario?

❎ Trabajadores con “relaciones laborales de carácter especial”

Entre los que se encuentran las empleadas del hogar, los artistas, abogados por cuenta o los deportistas.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.

❎ Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada

  • Trabajadores a tiempo parcial, sobre las que ya existía la obligación de registrar su jornada diariamente y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.
  • Otros supuestos con una normativa específica de registro de trabajo, como:
    • Determinados transportes por carretera.
    • Trabajadores de la marina mercante.
    • Trabajadores que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario.

❎ Trabajadores Autónomos / Socios Trabajadores de Cooperativas

  • Trabajadores autónomos
  • Socios Trabajadores de Cooperativas. La relación de los socios con la cooperativa es societaria, por lo que la normativa laboral no resulta de aplicación, salvo remisión expresa en materia de tiempo de trabajo de los socios trabajadores corresponde a las normas internas de la propia cooperativa la regulación de la duración de la jornada, descanso semanal mínimo, fiestas y vacaciones anuales, no previéndose la obligación de registro de jornada.

➡ Sistemas o Medios de Registro

Existen muchas formas de llevar a cabo el control horario en una empresa. Desde utilizar una plantilla excel hasta sistemas avanzados biométricos.

La ley no se pronuncia sobre que sistema de control de registro deben utilizar las empresas.

Tampoco hace referencia a que sea el propio trabajador el que tenga que registrar el control horario sino que puede hacerlo la propia empresa.

Cada empresa o autónomo empleador puede elegir el sistema que más le convenga para que sus trabajadores puedan registrar sus horario laboral.

Muchas veces la jornada laboral no comienza o termina en la oficina sino en casa, en un hotel o en un restaurante en una cena de trabajo, por lo que la empresa está obligada a utilizar un sistema de registro de la jornada de sus trabajadores adaptada a cada caso particular, como aplicaciones móviles.

Hay una flexibilidad bastante grande, siempre que el sistema sea fiable y no se pueda manipular.

Según la Guía sobre el registro de la jornada publicada por el Ministerio de Trabajo:

“El registro de la jornada se puede llevar a cabo mediante cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático que permita almacenar esta información de manera fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori“.

Si la empresa y los representantes legales de los trabajadores lo acuerdan, podrán utilizarse dispositivos digitales y sistemas de videovigilancia o geolocalización para registrar la jornada laboral de los trabajadores, siempre que se respeten los derechos a su intimidad.

◼ Registro en Papel

Es uno de los métodos más usado en pequeñas empresas que no quieran o no puedan asumir un coste extra.

Sólo se necesita un folio que el trabajador cumplimentará y firmará.

El registro de la jornada en papel presenta una serie de desventajas. Una de ellas en la gestión documental. Hay que tener en cuenta que estas hojas de registro horario en papel deberán guardarse durante 4 años. Por otro lado, este tipo de registro en papel tiene más posibildiades de falsificarse o extraviarse.

◼ Registro en una Hoja de Cálculo

Muchas empresas optan por realizar el registro de la jornada utilizando una herramienta de hojas de cálculo como Excel.

En Internet existen multitud de plantillas descargables, tanto gratuitas como de pago, así como tutoriales que muestran paso a paso como crear una plantilla para llevar el control de horarios y asistencias de los empleados de la empresa.

La principal desventaja que plantea es la fácil manipulación de los datos a posteriori.

Aquí puedes encontrar plantillas y también cómo crear tu propia plantilla.

Factufacil.es: Plantilla Control de Horarios y Horas Trabajadas (Excel 2010| 2013|2016) 9.50€

Controllaboral.es  y Factorialhr.es explican como crear una plantilla de Control Horario paso a paso.

◼ Registro con máquina de fichar

Las grandes empresas suelen ser las que más utilizan este tipo de maquinas que permiten controlar el registro horario de sus trabajadores.

El trabajador ficha en la máquina habitualmente, introduciendo un pin o pasando su tarjeta.

La desventaja de este sistema es que requiere una inversión en una máquina, que suele rondar entre 200-600 euros.

Otra desventaja es que un trabajador puede fichar por otro si dispone de su pin o tarjeta.

Además, este sistema de registro sólo se puede utilizar en la empresa físicamente, por lo que los trabajadores móviles que están fuera de la empresa no pueden utilizarlo.

◼ Registro Biométrico

Los parámetros biométricos (huella digital, iris, voz, etc.) se asocian de forma unívoca a una persona, pero de su análisis no se pueden deducir características psicológicas, ni genéticas de la misma y, por tanto, su estudio no puede generar ningún tipo de discriminación por motivos psicológicos ni genéticos, si bien es cierto que el tratamiento del rasgo biométrico como elemento identificador deberá ser similar al de cualquier otro dato personal (por ejemplo, el DNI).

La Agencia Española de Protección de Datos añade que no es necesario el consentimiento del trabajador en relación al tratamiento de la huella al ser un dato necesario en la relación laboral o administrativa entre la empresa y el trabajador.

La principal ventaja es que este tipo de sistema es de máxima fiabilidad por su difícil manipulación.

Algunos empresas que comercializan sistemas de control biométrico:

AM PRESENCIA

Programa informático dirigido a la gestión de horarios y fichajes de trabajadores mediante terminales de control biométrico.

AM Presencia recoge fichajes realizados por los trabajadores mediante terminales de control biométrico, lo que permite conocer los fichajes, incidencias, atrasos, así como horas extras y estado de producción de la empresa.

CUCORENT

El reloj de fichar es un instrumento que sirve e control para entradas y salidas de empleados y para conocer sus horas trabajadas.

Es un reloj de fichar avanzado, gracias a su combinación única de software y a las ventajas de la tecnología de la huella digital.

◼ Aplicaciones en la Nube para Escritorio y Móviles

La solución preferida por las PYMES para dar el debido cumplimiento al registro del horario laboral en las empresas está siendo, el fichaje a través de dispositivos móviles, ya que permiten una implantación inmediata sin necesidad de inversiones en hardware y con un coste muy económico.

Existen multitud de aplicaciones que se pueden utilizar para registrar la jornada laboral por parte de los trabajadores ubicados en las instalaciones de la empresa como para los que están fuera.

El coste de estas aplicaciones suele ser muy asequible y las tarifas varían en función del número de trabajadores.

Entre las desventajas destaca la necesidad de solicitar permiso escrito al trabajador para que instale la aplicación en su dispositivo móvil cuando este es propiedad del trabajador.

Otro desventaja sería la geolocalización, pues no está claro del todo, si el empresario tiene derecho a conocer en cada momento donde se encuentra su trabajador.

Para evitar este posible problema lo mejor es que la geolocalización solo esté accesible para el empresario en la franja horaria que comprende desde el inicio de la jornada laboral al final de la misma, exclusivamente.

El trabajador por otro lado, debe estar avisado mediante cláusulas informativas sobre la utilización de este método.

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➡ ETT y Subcontratación de Servicios

◼ Trabajadores de ETT

Será la empresa usuaria (no la ETT) la que se encargue de registrar la jornada laboral y conservar esta información durante 4 años.

La ETT y la empresa deben acordar los procedimientos de aportación de los registros laborales, ya que la ETT es la responsable del cumplimento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social de los trabajadores puestos a disposición de la empresa usuaria.

◼ Trabajadores de empresas contratistas

En cuanto a la subcontratación el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, que es la verdadera empleadora y por tanto, será la responsable del cumpolimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de su jornada.

Pero si los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro de jornada realizados en la principal para sus trabajadores.

➡ Conservación y Acceso

◼ ¿Es necesario contar con algún medio concreto para la conservación del registro de jornada laboral?

No. Es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice la preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteri de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

El deber de conservación se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos.

◼ ¿Cuánto tiempo se debe conservar el registro de la jornada laboral? 

El registro de la jornada laboral se debe guardar durante cuatro años.

La guía publicada por el Ministerio de Trabajo respecto a este punto indica que “el registro de jornada laboral deberá ser guardado en el centro de trabajo o, en caso contrario, debe poder accederse a él inmediatamente”.

◼ ¿Quién puede acceder a los registros de control horario?

  • La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, puede acceder a registros de toda la empresa y de todos los trabajadores.
  • La representación legal de los trabajadores, puede acceder al registro de los trabajadores de su centro de trabajo.
  • Los delegados sindicales pueden acceder a los registros de jornada de toda la plantilla.
  • El propio trabajador, sólo a sus propios registros individuales por tratarse de datos de carácter personal.

La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

➡ Sanciones y Horas Extras

La Inspección de Trabajo actuará “con mesura” y se dará “un margen” ha asegurado esta semana la ministra Valerio, al tiempo que reclama a los empresarios comportarse “con seriedad”, pero “sin agobios”.

La Inspección de Trabajo “va a actuar” ha indicado Valerio, pero “si llega a un a empresa y dicen que están en fase de negociación, se dará un margen de maniobra, dentro del respeto y del cumplimento de la ley, para poner en marcha el registro de jornada”

◼ Consecuencias de no cumplir con el deber del registro de la jornada diaria

Las empresas que no cumplan la obligación de registrar la jornada laboral diaria de sus trabajadores de forma correcta, se enfrentan a multas de entre 626 y 6.250 euros.

Tipos de Sanciones:

  • Infracciones leves que van de 60 a 625 euros y pueden aplicarse por no informar de las condiciones laborales o no poner a disposición de los empleados los informes generados sobre el control de horas realizado.
  • Infracciones graves: que van de 626 a 6.250 euros, si se han detectado irregularidades en los horarios o la realización de horas extras o complementarias no computadas ni pagadas.

◼ Horas Extraordinarias

La normativa relativa a las horas extraordinarias no cambiar en relación a la existente.

Se debe asegurar su compensación en salario o descansos, salvo que sean fruto de otras fórmulas de flexibilidad de tiempo de trabajo.

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